Come gestire gli ospiti che vengono da fuori?

Sempre più giovani viaggiano e si trasferiscono in altre città, in Italia o addirittura all’estero, per dare uno slancio al proprio futuro. Questo comporta belle sorprese anche a livello sentimentale con coppie “miste” che ad un certo punto si trovano di fronte al quesito: dove sposarsi? Nella tua città o nella mia?

Decisa la location del matrimonio subentra un altro dilemma: come gestire gli ospiti che vengono da fuori? Chi deve accollarsi i costi del viaggio e del soggiorno? Come trovare una struttura che possa accoglierli tutti? E chi deve gestire i transfer? Diciamo che tendenzialmente l’organizzazione spetta agli sposi. Ovviamente vogliamo sempre che i nostri ospiti, familiari o amici, siano a proprio agio e godano di tutti i comfort, ma bisogna sempre tenere d’occhio il budget.

 

Come comportarsi in questi casi? Il Galateo parla chiaro: le spese toccano tutte agli sposi, ma consolatevi: non è necessario. Le buone maniere si manifestano anche nell’assicurare un soggiorno piacevole e indimenticabile e non solamente saldando il conto dell’hotel.

Come gestire gli invitati che vengono da fuori? Ecco le regole

Iniziamo dal transfert. Pensare a trasporti personalizzati è un po’ troppo ambizioso (ed esoso). Conviene fare in modo di individuare un punto d’incontro in cui raccogliere tutti gli ospiti. Certo, se alcuni vengono con l’aereo e altri con il treno, questa soluzione potrebbe essere scomoda e paradossalmente più costosa. Per quanto invece riguarda il pernottamento, un’idea potrebbe essere indicare delle strutture accoglienti, con tutti i comfort e non troppo lontane dalla location del matrimonio, con le quali avete magari stretto accordi precedentemente per prezzi “gruppo”. Ovviamente segnalate quest’ultimo aspetto poiché vi renderà sposi accorti e davvero impegnati a favore del risparmio dei vostri ospiti ( che dovranno anche pagarsi il viaggio, l’outfit e farvi il regalo).

Le partecipazioni dovrebbero essere lo spazio per eccellenza da dedicare a queste informazioni; gli invitati che riceveranno le partecipazioni e che abitano lontano dovranno infatti essere messi al corrente di tutte le condizioni offerte dagli sposi per la loro permanenza, senza sorprese dell’ultimo minuto che potrebbero mettere a disagio sia loro che voi. Comunque, una chiacchierata telefonica è il modo migliore per spiegare come stanno le cose e il fatto che le spese per il matrimonio siano già parecchio consistenti da non poter permettersi di spesare il soggiorno agli ospiti; offritevi tuttavia per aiutare gli invitati a trovare la soluzione più conveniente.

Anzi, se vi organizzate con un hotel, potreste far trovare una welcome bag nella camera degli invitati, con piccoli doni, prodotti tipici locali e un biglietti di ringraziamento a nome degli sposi. Non dimenticate di aggiungere le indicazioni per la chiesa sul biglietto!

Ma ora è proprio arrivato il momento di dar retta al bon ton. Ecco le attenzioni che non dovranno mancare, al di là di viaggi e sistemazioni a carico degli ospiti.

1. L’itinerario di nozze. Abbiamo già parlato dell’importanza della partecipazione di matrimonio dettagliatissima per gli ospiti che vengono da fuori città, su cui annotare le indicazioni utili sul trasporto e sull’hotel, sui punti di interesse locali e sul percorso che dovranno fare per giungere la location.
2. Aperitivo di benvenuto. Gli ospiti che vengono da lontano meritano tutte le attenzioni. Organizzate un aperitivo di benvenuto al loro arrivo per ringraziarli della loro presenza.
3. Attività programmate. Se avete intenzione di organizzare una cena con tutti gli invitati la sera prima o i giorni prima del matrimonio, avvisate per tempo gli ospiti che arriveranno da lontano.
4. Welcome Bag. Ne abbiamo già parlato; saranno un ricordo indelebili e speciale del vostro matrimonio, oltre alla bomboniera.
5. Trucco e parrucco. Probabilmente gli ospiti che vengono da lontano non hanno dimestichezza con le attività locali, tanto meno hanno contatti di parrucchieri. Ecco perché potreste occuparvene voi, dando loro la possibilità di essere truccati e pettinati dal vostro parrucchiere di fiducia.
6. Navette o taxi. Occupatevi voi dei trasporti locali per gli invitati senza macchina a disposizione (perché vengono da lontano!)
7. Interprete. Se gli ospiti non solo vengono da lontano, ma neanche parlano la lingua, fate mi modo di metterli al tavolo o di farli affiancare da una persona che ne conosca la lingua.

Letizia